Relance factures impayées
Le module FacturZen pour Dolibarr simplifie et automatise la gestion des relances de factures impayées.
Que ce soit par email ou via des tâches internes, FacturZen vous permet d'optimiser vos processus de recouvrement tout en gardant une totale maîtrise sur vos actions.
Optimisez la gestion de vos relances clients et réduisez vos impayés avec FacturZen !
FacturZen est un module pour Dolibarr conçu pour automatiser et structurer le suivi des factures impayées. Grâce à une configuration flexible et des fonctionnalités avancées, vous pouvez personnaliser vos relances en fonction des besoins de votre entreprise et de vos clients.
Relances par Email
Construisez et adaptez vos relances automatiques.
- Envoi automatique de rappels avant la date d'échéance de paiement à J-X.
- Relances automatiques après la date d'échéance à J+X
- Archivage des emails envoyés dans l'agenda Dolibarr, associés à chaque facture.
- Utilisation des modèles d'emails Dolibarr pour centraliser et homogénéiser la communication.
Gestion des relances manuelles via l'Agenda
Car certaines tâches sont nécessairement humaines.
- Création automatique d'événements avec statut "à faire" pour les tâches de relance manuelles (appels téléphoniques, vérification de paiement, mise en demeure, etc.).
- Assignation des événements à un groupe utilisateur.
Un système combiné et flexible
- Possibilité d'envoyer un email, de créer un événement agenda et d'envoyer une notification aux collaborateurs simultanément.
- Il n'y a aucune restriction quant au nombre d'étapes de relances créées.
- Stoppez à tout moment le processus de relance automatique pour une facture en particulier.
Personnalisation avancée des relances
Gestion d'un nombre illimité d'étapes de relance
Grâces aux filtres, il est possible d'adapter des processus de relances adapter à différentes situations.
Définition d'un délai de relance en jours
Le délai peut être basé sur :
La date limite de paiement (J-x et J+x)
La date de facturation (J+x)
La date de dernière relance (J+x)
Possibilité de lier une étape à une étape précédente
Cette fonctionnalité permet d'assurer une progression logique dans le processus de recouvrement. Cela signifie qu'une relance ne peut être déclenchée que si une autre a déjà été effectuée, garantissant ainsi un suivi méthodique et évitant les relances inappropriées.
Gestion des jours fériés et weekends pour décaler automatiquement les relances.
Cette fonctionnalité permet d'assurer une progression logique dans le processus de recouvrement. Cela signifie qu'une relance ne peut être déclenchée que si une autre a déjà été effectuée, garantissant ainsi un suivi méthodique et évitant les relances inappropriées.
Filtres d'application précis et efficaces
Exclure ou inclure certaines catégories de tiers.
Filtrer selon les groupes de tiers.
Appliquer ou exclure selon les modes de paiement des factures concernées.
- Appliquer seulement aux tiers des groupes sélectionnés
- Ne pas appliquer aux tiers des groupes sélectionnés
- Appliquer seulement aux tiers des types sélectionnés
- Ne pas appliquer aux tiers des types sélectionnés
- Appliquer seulement aux factures avec le mode de paiement de types sélectionnés
- Ne pas appliquer aux factures avec mode le paiement des types sélectionnés
Astuces : ces fonctionnalités du module auxquelles on ne pense pas toujours !
1 . Prévenir les clients de futures prélèvements
Grâce à la possibilité de filtrer les relances par type de paiement, vous pouvez envoyer des notifications de prélèvement à l’avance uniquement pour les paiements par prélèvement bancaire, LCR, etc.
Ces types de paiements étant directement gérés par votre entreprise, il ne s’agit plus d’une relance, mais d’une simple notification visant à renforcer la transparence et la confiance avec vos clients.
Prévenir un client par e-mail avant un futur prélèvement bancaire (SEPA ou LCR) présente plusieurs avantages :
Amélioration de la relation client
- Renforce la transparence et la confiance entre l’entreprise et le client.
- Réduit le risque de contestation en informant à l’avance du prélèvement.
- Apporte une image professionnelle et rassurante, montrant une bonne gestion des paiements.
Réduction des incidents de paiement
- Évite les rejets de prélèvements dus à un solde insuffisant, réduisant ainsi les frais bancaires pour les deux parties.
- Réduit le risque de contestation en informant à l’avance du prélèvement.
2 . Planifier un appel téléphonique pour s’assurer de la bonne réception des e-mails de relance.
Grâce à la possibilité de filtrer les relances par type de paiement, vous pouvez envoyer des notifications de prélèvement à l’avance uniquement pour les paiements par prélèvement bancaire, LCR, etc.
Ces types de paiements étant directement gérés par votre entreprise, il ne s’agit plus d’une relance, mais d’une simple notification visant à renforcer la transparence et la confiance avec vos clients.
Prévenir un client par e-mail avant un futur prélèvement bancaire (SEPA ou LCR) présente plusieurs avantages :
Vérifier par téléphone la bonne réception des e-mails de relance est une étape nécessaire pour garantir l’efficacité du suivi des paiements. Cela permet de s’assurer que le message n’a pas été bloqué par un filtre anti-spam, qu’il n’a pas été perdu dans la boîte de réception du client et que l’adresse e-mail utilisée est correcte.
Un contact direct offre également l’opportunité de clarifier d’éventuelles incompréhensions, d’identifier les raisons d’un retard de paiement et de trouver une solution adaptée. En rappelant la demande de règlement de manière proactive, l’entreprise renforce la transparence et la relation de confiance avec le client tout en augmentant les chances d’un paiement rapide.
Enfin, cela permet d'éviter de lancer des procédures de recouvrement simplement en raison d’un envoi d’e-mails à une mauvaise adresse.
Télécharger le module : FacturZen
Module disponible sur le Dolistore, la plaforme de vente officiel de Dolibarr
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Le module est disponible sur la page produit du Dolistore
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Pourquoi le module n'est-il pas vendu directement sur la e-boutique THERSANE ?
Chez THERSANE, nous avons choisi de proposer nos modules via le Dolistore pour contribuer activement au projet Dolibarr. En effet, chaque vente réalisée sur le Dolistore permet de reverser une commission à l'association Dolibarr. Cette contribution aide à financer le développement et la maintenance du logiciel, soutenant ainsi l'ensemble de la communauté qui en bénéficie.
En passant par le Dolistore, non seulement vous obtenez un module de qualité, mais vous soutenez également le projet open source qui fait la force de Dolibarr.
Merci de votre confiance et de votre engagement aux côtés de THERSANE et de la communauté Dolibarr !
Installation via un fichier ZIP et l'interface graphique
- Si le module est fourni sous forme de fichier ZIP prêt à être déployé (nommé module_xxx-version.zip, par exemple lorsqu'il est téléchargé depuis une marketplace comme Dolistore), procédez comme suit :
- Allez dans le menu Accueil > Configuration > Modules > Déployer un module externe.
- Téléchargez le fichier ZIP du module depuis votre ordinateur.
- Note importante : Si un message d'erreur vous indique qu'il n'y a pas de répertoire "custom", vérifiez que votre installation de Dolibarr est correctement configurée et que le répertoire est accessible.
- Vous devriez maintenant voir le module que vous venez de télécharger dans la liste. Cliquez sur "Activer" pour commencer à utiliser le module.
- Si le module le nécessite, configurez le, et activer les droits à vos groupes d'utilisateurs et/ou utilisateurs.